送別会の幹事がやること｜
準備の段取りと当日の進行・司会例

送別会の幹事がやること一覧

送別会の幹事が担当する主な仕事は、次のとおりです。

• 主役となる方の都合を確認する
• 開催日と会場を決める
• 参加者へ案内し、出欠を確認する
• 会費と全体予算を決める
• 司会、乾杯、挨拶などの担当者を決める
• 花束、退職祝い、寄せ書きを準備する
• 席順と当日の進行を決める
• 会場や参加人数を最終確認する
• 会費を回収し、支払いを行う
• 送別会終了後に精算する

すべてを幹事一人で担当する必要はありません。参加人数が多い場合は、会場担当、会計担当、記念品担当、写真担当などに分けると負担を減らせます。

ただし、担当を分ける場合も、最終的な進行と準備状況は幹事が把握しておきましょう。

送別会の準備はいつから始める？

送別会の準備は、開催日の3週間から1か月前に始めると進めやすくなります。

参加人数が多い場合や、異動・退職が重なる年度末に開催する場合は、会場が埋まりやすいため、さらに早めに動き始めます。

3～4週間前：日程・会場・予算を決める

最初に確認するのは、主役となる方の予定です。

本人が参加できない日を避けたうえで、直属の上司、同じ部署の職員、特に参加してほしい方の都合も確認します。

日程の候補が決まったら、参加人数を見込んで会場を探します。個室の有無、交通の便、料理の内容、飲み放題の有無、キャンセル期限も確認しましょう。

同時に、一人あたりの会費と、花束や退職祝いに使える予算を大まかに決めます。

2週間前：案内・出欠確認・配役を進める

開催日時、会場、会費、出欠の回答期限を記載し、参加予定者へ案内します。

案内はメール、社内チャット、回覧など、職場で普段使っている方法で構いません。

この時期までに、司会、乾杯挨拶、送別の言葉、花束や記念品を渡す担当者も決めておきます。

乾杯を依頼する方には、開催日時だけでなく、持ち時間や参加人数も伝えます。文例については、送別会の乾杯挨拶の文例と話し方も参考にしてください。

1週間前：人数・席順・進行を確定する

出欠を締め切り、会場へ最終人数を連絡します。

主役の席、上司や来賓の席、幹事が動きやすい席を考えて席順を決めます。

同時に、開会から閉会までの進行表を作り、各担当者へ共有します。

花束や記念品を注文している場合は、完成予定日と受取方法も確認します。

前日：会場・記念品・司会台本を確認する

前日には、会場の予約内容、開始時刻、参加人数、料理内容、支払い方法を確認します。

花束、記念品、寄せ書き、贈呈用の手提げ袋などもそろっているか確認しましょう。

司会を担当する方は、退職者の氏名、役職、異動先、挨拶をお願いする方の氏名や肩書きを、読み間違いがないよう確認します。

当日：早めに会場入りして最終確認する

幹事は開始時刻の30分前を目安に会場へ入り、席順、受付場所、音響、花束や記念品の保管場所を確認します。

記念品を本人に見えないよう準備する場合は、会場スタッフにも事前に伝えておきましょう。

送別会までに決めておくこと

主役と参加者の日程

送別会は、主役となる方が参加できる日を最優先に決めます。

退職直前や異動直前は、引き継ぎや挨拶回りで予定が詰まりやすいため、本人へ早めに確認しましょう。

会場と料理

会場は、参加人数、予算、職場からの移動時間、主役の年齢や体調を考えて選びます。

大人数の場合は、司会や挨拶の声が届くよう、個室や貸切にできる会場が向いています。

食物アレルギー、苦手な料理、飲酒の有無も、可能な範囲で事前に確認します。

会費と全体予算

送別会の費用には、飲食代のほか、花束、退職祝い、寄せ書き、会場設備費などが含まれます。

参加者から集める会費と、職場や部署から補助される金額を確認し、赤字にならないよう予算を組みます。

退職祝いにかける金額については、退職祝いの予算相場で詳しく紹介しています。

司会・乾杯・挨拶・記念品贈呈の担当者

当日の主な役割は、事前に担当者を決めて依頼します。

• 司会進行
• 開会挨拶
• 乾杯挨拶
• 送別の言葉
• 花束贈呈
• 記念品贈呈
• 写真撮影
• 締めの挨拶

挨拶を依頼する場合は、当日に突然頼まず、少なくとも数日前までに伝えます。

花束・退職祝い・寄せ書き

花束や退職祝いは、主役の好み、年齢、持ち帰りやすさ、職場らしさを考えて選びます。

寄せ書きやメッセージカードを用意する場合は、締切日を決め、書いていない方へ早めに声をかけます。

メッセージの内容に迷う場合は、定年退職者へのメッセージ文例も参考になります。

送別会当日の基本的な進行

一般的な送別会は、次の順番で進めるとまとまりやすくなります。

1．開会の挨拶

司会が開始を知らせ、主役となる方と参加者へ簡単な挨拶をします。

長く話しすぎず、送別会の趣旨を簡潔に伝えます。

2．代表者からの挨拶

部署の責任者や上司から、退職や異動を迎える方へ感謝の言葉を伝えます。

主役の経歴や功績を紹介する場合は、内容を事前に確認しておきましょう。

3．乾杯

乾杯の発声をお願いした方を司会が紹介します。

参加者全員の飲み物がそろっていることを確認してから進めます。

4．食事・歓談

乾杯後は、食事と歓談の時間を設けます。

主役が同じ席に座り続ける場合は、参加者が順番に挨拶へ行きやすいよう配慮します。

5．送別の言葉

上司、同僚、後輩などから、主役との思い出や感謝を伝えます。

挨拶する人数が多すぎると歓談時間が短くなるため、代表者を数名に絞る方法もあります。

6．花束・記念品の贈呈

司会が贈呈の案内をし、担当者から花束や退職祝いを渡します。

記念品の内容や、誰から贈るものなのかを簡単に紹介すると、参加者にも意図が伝わります。

7．退職者本人からの挨拶

花束や記念品の贈呈後に、主役から挨拶をいただきます。

退職者挨拶の時間を設けることは、事前に本人へ伝えておきましょう。

8．締めの挨拶・二次会の案内

最後に、上司や幹事から締めの挨拶を行います。

二次会を予定している場合は、場所や移動方法も案内します。

集合写真を撮る場合は、解散前に撮影すると参加者がそろいやすくなります。

そのまま使える送別会の司会進行例

送別会の司会では、華やかな話術よりも、次に何をするのかを参加者へ分かりやすく伝えることが大切です。

開会の司会例

「皆様、本日はお集まりいただきありがとうございます。ただいまより、○○さんの送別会を始めます。本日の司会を務めます○○です。どうぞよろしくお願いいたします。」

代表者挨拶の案内例

「はじめに、○○部長よりご挨拶をいただきます。○○部長、よろしくお願いいたします。」

乾杯の案内例

「続きまして、○○さんの今後のご活躍と、皆様のご健康を願いまして、○○課長に乾杯のご発声をお願いいたします。皆様、お手元のグラスをご用意ください。」

花束・記念品贈呈の案内例

「ここで、職場一同から○○さんへ、感謝の気持ちを込めて花束と記念品をお贈りします。贈呈役の○○さん、お願いいたします。」

退職者挨拶の案内例

「それでは、○○さんより一言ご挨拶をいただきたいと思います。○○さん、よろしくお願いいたします。」

閉会の司会例

「名残惜しいところではございますが、お時間となりました。以上をもちまして、○○さんの送別会をお開きといたします。○○さんの今後ますますのご活躍を、皆様とともに心よりお祈り申し上げます。」

花束や退職祝いを渡すタイミング

花束や退職祝いは、送別会の終盤に渡すのが一般的です。

歓談後に送別の言葉を伝え、花束・記念品を贈呈し、本人の挨拶へつなげると、送別会の締めくくりとしてまとまりやすくなります。

一方、記念品を会場に飾り、参加者にも見てもらいたい場合は、乾杯前に渡す方法もあります。

どちらが正解という決まりはありません。詳しくは、退職祝いを渡すタイミングで紹介しています。

記念品を先に渡し、花束を後に渡す

代表者から記念品を渡した後、別の方から花束を渡すと、贈呈の流れを整理しやすくなります。

写真撮影を行う場合は、花束や記念品を持ちやすいよう、周囲の方が補助しましょう。

持ち帰りやすさにも配慮する

退職者が電車やバスで帰宅する場合、大きな花束や重い記念品は負担になることがあります。

手提げ袋を用意する、車まで運ぶ、自宅へ配送するなど、受け取った後のことも考えて準備します。

送別会を失敗しないための注意点

主役の意向を置き去りにしない

送別会を盛大に開きたい職場でも、本人が大人数の会を望んでいない場合があります。

開催日や参加者だけでなく、会の規模や雰囲気についても、可能な範囲で本人の希望を確認しましょう。

挨拶を当日に突然頼まない

乾杯、送別の言葉、締めの挨拶などを当日に突然頼むと、依頼された方を困らせてしまいます。

担当者には事前に依頼し、持ち時間や話してほしい内容も伝えます。

歓談時間を削りすぎない

挨拶や余興を詰め込みすぎると、主役と参加者がゆっくり話す時間がなくなります。

送別会では、形式的な進行だけでなく、本人へ直接感謝を伝えられる歓談時間も大切です。

記念品の納期を確認する

名入れ品やオーダーメイドの退職記念品は、注文から完成まで時間がかかります。

送別会の日程が決まったら、できるだけ早く準備を始めましょう。

完成が間に合わない場合は、退職祝いの目録を先に渡し、完成品を後日届ける方法もあります。

飲酒を無理に勧めない

送別会であっても、お酒を飲めない方や飲まない方へ無理に勧めてはいけません。

ノンアルコール飲料も用意し、全員が参加しやすい雰囲気を作りましょう。

内輪だけに分かる話を続けすぎない

一部の参加者だけに分かる話や、本人が触れられたくない失敗談を長く話すのは避けます。

愛情のある思い出話であっても、本人や参加者が不快にならない内容を選びましょう。

送別会終了後に幹事がすること

会場への支払いと忘れ物確認

会場への支払いを済ませ、参加者の忘れ物がないか確認します。

花束、記念品、寄せ書きなどを本人が持ち帰ったかも確認しましょう。

会費と支出を精算する

集めた会費と、会場費、花束代、記念品代などの支出を整理します。

余剰金や不足金が出た場合の扱いも、職場のルールに沿って処理します。

写真を共有する

集合写真や贈呈時の写真は、本人や参加者へ共有します。

社外の方が写っている写真をSNSや社内報へ掲載する場合は、本人の了承を確認しましょう。

協力者へお礼を伝える

挨拶、写真撮影、花束や記念品の準備などを担当した方へ、幹事からお礼を伝えます。

簡単でも感謝を伝えておくと、次に職場行事を行う際にも協力を得やすくなります。

職場一同の感謝を形に残す退職記念品

送別会で退職祝いを渡すなら、退職される方のこれまでの仕事人生と、職場一同からの感謝を形に残せる記念品も選択肢になります。

感動の退職祝い“栄光のあゆみ”は、本人の写真、経歴、役職、功績、表彰歴、仕事にまつわる品などを一枚のレイアウトにまとめ、金属銘板に刻む退職記念品です。

贈呈後に会場へ飾れば、若い頃の写真や歴任された部署を見ながら、参加者と仕事上の思い出を振り返れます。

職場の仲間だからこそ知っている歩みを残すことで、送別会がその場限りではなく、退職後も思い出せる贈り物になります。

感動の退職祝い“栄光のあゆみ”の詳細を見る