退職祝いを準備したものの、「送別会と最終出勤日のどちらで渡せばよいのか」「花束と記念品は同時に渡してよいのか」と迷うことがあります。
退職祝いを渡すタイミングに、必ず守らなければならない決まりはありません。大切なのは、退職される方が落ち着いて受け取れることと、職場からの感謝がきちんと伝わることです。
送別会が開かれる場合は、出席者が見守る中で贈呈すると、職場一同からの感謝を伝えやすくなります。一方、送別会がない場合や持ち帰りの負担が大きい場合は、最終出勤日や退職式で渡す方法もあります。
この記事では、退職祝いを渡すタイミングを場面別に整理し、花束や記念品を渡す順番、本人に内緒で準備する場合、完成品が間に合わない場合の対応を紹介します。
退職祝いを渡すタイミングに決まった正解はない
退職祝いを渡す日は、送別会、最終出勤日、退職式など、職場の慣習や退職される方の予定によって変わります。
一般的には、職場の仲間が集まる機会がある場合は、その場で渡すと感謝を共有しやすくなります。ただし、送別会を開かない職場や、退職者が送別会に参加できない場合もあります。
職場全体の感謝を伝えるなら送別会
部署や有志一同から贈る退職祝いは、送別会で渡すと、贈る側全員の気持ちを伝えやすくなります。
贈呈の場面を写真に残したり、記念品の内容を出席者にも見てもらったりできる点も、送別会で渡すメリットです。
落ち着いて渡したいなら最終出勤日
大人数の前で贈呈されることを好まない方や、少人数の職場では、最終出勤日に静かに渡す方法も向いています。
朝礼、終業前の挨拶、業務を終えた後など、仕事に支障が出ない時間を選びます。
送別会で退職祝いを渡す場合
送別会で退職祝いを渡す場合は、開会直後ではなく、参加者がそろい、会場の雰囲気が整ったタイミングで贈呈するのが自然です。
乾杯前に渡す方法と、歓談後の終盤に渡す方法があります。どちらにするかは、送別会の進行と記念品の内容に合わせて決めます。
乾杯前に渡す場合
開会挨拶、退職者紹介、記念品贈呈、乾杯挨拶という順番です。
贈呈した記念品を会場内に飾り、歓談中に出席者にも見てもらいたい場合に向いています。
写真、経歴、功績などをまとめた記念品であれば、退職される方の若い頃や仕事上の思い出を振り返るきっかけにもなります。
送別会の終盤に渡す場合
先に乾杯して食事や歓談を進め、退職者の挨拶前後に花束と記念品を渡します。
記念品贈呈を送別会の締めくくりにしたい場合や、最後に全員で記念撮影を行いたい場合に向いています。
送別会での進行例
送別会の進行は、次のようにまとめられます。
開会挨拶、乾杯、歓談、思い出の紹介、花束・記念品贈呈、退職者挨拶、記念撮影、締めの挨拶という順番です。
記念品を渡す担当者、花束を渡す担当者、写真を撮る担当者まで事前に決めておくと、当日の進行が止まりません。
最終出勤日に退職祝いを渡す場合
送別会を開かない場合や、送別会へ参加できない方には、最終出勤日に退職祝いを渡します。
最終出勤日は、引き継ぎ、挨拶回り、私物の整理などで慌ただしくなることがあります。業務の途中ではなく、朝礼や終業前など、一区切りつく時間を選びましょう。
朝礼で渡す
部署全員がそろう朝礼で、代表者から短い挨拶を添えて渡します。
当日の予定が詰まっている場合でも、早い時間に贈呈を終えられるため、渡しそびれる心配が少なくなります。
終業前に渡す
一日の仕事を終えた後、職場の仲間が集まり、花束や記念品を渡します。
そのまま退職者から最後の挨拶をいただき、記念撮影を行う流れにすると自然です。
荷物の量に配慮する
最終出勤日は、退職者が私物や書類を持ち帰るため、普段より荷物が多くなることがあります。
大きな花束や重い記念品を渡す場合は、自宅への配送や、後日届ける方法も検討しましょう。
退職式・辞令交付式で渡す場合
企業や官公庁、学校、警察、消防、自衛隊などでは、退職式や辞令交付式が行われることがあります。
式典の中で職場からの退職祝いを渡せるかどうかは、主催部署や進行内容によって異なります。幹事だけで判断せず、事前に担当者へ確認しましょう。
式典中に渡す場合
退職者の紹介、感謝状や記念品の贈呈、退職者挨拶という流れに合わせます。
正式な式典では、贈呈者名、退職者の役職、氏名の読み方、記念品の向きまで確認しておくと安心です。
式典後に渡す場合
式典の進行に職場独自の贈呈を入れられない場合は、終了後に部署や関係者で集まって渡します。
式典後であれば、職場らしい言葉や、少し親しみを込めた感謝も伝えやすくなります。
花束と記念品を渡す順番
花束と退職記念品を一緒に贈る場合、厳密な順番の決まりはありません。
一般的には、代表者が記念品を渡した後に、別の方が花束を渡すと、贈呈の場面を整理しやすくなります。
記念品を先に渡す場合
代表者が感謝の言葉を述べながら記念品を渡し、続いて花束を贈呈します。
記念品の内容や制作の経緯を簡単に紹介したい場合に向いています。
花束を先に渡す場合
花束で贈呈の場を華やかにした後、記念品を渡します。
退職者が花束を持ったまま大きな記念品を受け取ると不安定になるため、近くに花束を預かる方を配置しておきましょう。
記念撮影まで考えておく
退職祝いの花束と記念品を一緒に持って撮影すると、送別会らしい写真を残せます。
記念品の正面がカメラへ向くように持ち、反射や照明にも注意します。
本人に内緒で退職祝いを準備する場合
退職祝いをサプライズで準備する場合は、本人に知られないようにするだけでなく、必要な情報を正確に集めることが大切です。
正式な氏名・役職を確認する
記念品へ氏名、役職、部署名、在職期間などを入れる場合は、人事担当者や近しい上司に正式表記を確認します。
思い込みで入力すると、贈呈直前に誤りが判明することがあります。
写真の使用に配慮する
本人の写真を使う場合は、社内資料、広報写真、行事の写真などから、記念品に適したものを選びます。
画質が低い写真や、本人以外の方が大きく写っている写真は、加工が難しいことがあります。
情報を集める担当者を絞る
多くの方へ一斉に確認すると、本人の耳に入りやすくなります。
幹事、人事担当者、本人と近しい同僚など、必要最小限の人数で情報を集めましょう。
完成品が退職日までに間に合わない場合
写真や経歴を入れるオーダーメイド記念品は、情報の収集、レイアウト確認、製作に時間がかかります。
退職日が近づいてから準備を始めた場合は、無理に完成を急ぐのではなく、当日は目録を渡し、完成品を後日届ける方法があります。
目録を渡して完成品は後日届ける
退職祝いの目録を用意すれば、送別会や最終出勤日に贈呈の場を設けながら、完成品は後日ゆっくり確認して届けられます。
目録を渡す際は、「現在、皆様からの記念品を制作しています。完成後、ご自宅へお届けします」と一言説明します。
花束やメッセージカードを先に渡す
当日は花束や寄せ書きを渡し、記念品は後日届ける方法もあります。
贈呈するものが何もない状態を避けられ、退職日当日に感謝を伝えることもできます。
本人の住所を勝手に共有しない
完成品を自宅へ送る場合は、本人の了承を得たうえで配送先を確認します。
人事資料などに記載された住所を、本人の同意なく記念品業者へ共有しないよう注意しましょう。
退職祝いを渡すときに注意したいこと
退職日より大幅に早く渡さない
退職の数か月前など、あまりに早く渡すと、職場を去ることを急かしているように感じさせる場合があります。
送別会や最終出勤日が決まっている場合は、その日に合わせるのが自然です。
退職後に連絡なく送らない
準備が間に合わず退職後に届ける場合は、完成予定や配送方法を事前に伝えます。
連絡なく突然荷物を送ると、本人やご家族を戸惑わせることがあります。
持ち帰りやすさを確認する
退職者が電車やバスで帰宅する場合、大きな花束や重い記念品は負担になります。
手提げ袋を用意する、車まで運ぶ、自宅へ配送するなど、受け取った後のことまで考えておきましょう。
人前での贈呈を好まない方にも配慮する
大勢の前で注目されることを好まない方には、送別会の演出を控えめにし、少人数で渡す方法もあります。
職場の慣習だけで決めず、退職される方の性格や希望にも配慮しましょう。
仕事人生を振り返れる記念品は送別会での贈呈にも向いています
送別会で退職祝いを渡すなら、本人だけでなく、出席者も一緒にこれまでの歩みを振り返れる記念品が向いています。
「栄光のあゆみ」では、退職される方の写真、経歴、役職、功績、表彰歴、職場一同からの感謝の言葉を、金属銘板にまとめて残せます。
贈呈後に会場へ飾れば、若い頃の写真や歴任された部署を見ながら、職場の仲間と思い出を語り合うきっかけになります。
RETIREMENT GIFT
送別会で、これまでの歩みと感謝を贈る記念品を
写真・経歴・役職・功績・表彰歴・感謝の言葉を一枚にまとめ、退職される方が歩んできた仕事人生を金属銘板に残します。送別会や最終出勤日での贈呈に合わせてご相談いただけます。
栄光のあゆみの詳細を見る退職祝いを渡すタイミングに関するよくある質問
退職祝いは送別会と最終出勤日のどちらで渡しますか？
送別会が開かれる場合は、職場の仲間がそろう送別会で渡すと感謝を共有しやすくなります。送別会がない場合や本人が参加できない場合は、最終出勤日の朝礼や終業前に渡します。
送別会では退職祝いをいつ渡すのがよいですか？
乾杯前に渡す方法と、歓談後の終盤に渡す方法があります。記念品を会場に飾って出席者にも見てもらう場合は乾杯前、退職者挨拶や記念撮影につなげる場合は終盤が向いています。
花束と記念品はどちらを先に渡しますか？
厳密な決まりはありませんが、代表者が記念品を渡した後に、別の方が花束を渡すと進行を整理しやすくなります。記念撮影を行う場合は、退職者が両方を持ちやすいよう周囲が補助しましょう。
退職日までに記念品が間に合わない場合はどうしますか？
送別会や最終出勤日には目録、花束、メッセージカードなどを渡し、完成品を後日届ける方法があります。本人へ完成予定と配送方法を説明し、自宅へ送る場合は配送先の了承を得ましょう。
退職祝いは、感謝を伝えやすく受け取りやすいタイミングで渡す
退職祝いを渡すタイミングに、決まった正解はありません。送別会、最終出勤日、退職式など、職場の予定と退職される方の状況に合わせて決めます。
職場一同の感謝を伝え、出席者にも記念品を見てもらうなら送別会が向いています。送別会がない場合や、落ち着いて渡したい場合は、最終出勤日の朝礼や終業前に贈呈します。
完成品が間に合わない場合は、目録や花束を先に渡し、記念品を後日届けることもできます。贈呈の演出だけでなく、持ち帰りやすさや本人の希望にも配慮して準備しましょう。