みなさんこんにちは。オーダーメイド退職祝い“栄光のあゆみ”管理人です。
今日は送別会の幹事の方へ、出席者数別会場選びのお役立ちポイントをまとめました。
送別会の幹事といえば、段取りすることがたくさんありますね。まずはどのような段取りがあるかざっと並べてみました。
- 日時の調整
- 送別会場の予約
- 案内状の作成・配布
- 出欠の取りまとめ
- 次第の作成
- 挨拶・乾杯音頭・余興の配役などの依頼
- メッセージ・記念品・花束の手配
- 会費の収入・支出などの会計
- 当日の司会
など
ざっと並べただけでも送別会の段取りって大変ですよね。今日は、『②会場の予約』について詳しく役立つポイントをお伝えします。
まず、送別会場の選定で一番重要になってくるのは出席者の人数ですよね。とは言え出欠を取りまとめて出席者の人数が確定してから送別会場を抑えていては、希望人数が入る送別会場が見つからない場合があるので、ある程度出席人数を想定して送別会場を予約する必要があります。
大まかに分けると出欠人数別の最適な送別会場は下記の通りです。
～10名：レストラン・居酒屋
～30名：レストラン貸し切り・居酒屋貸し切り
～100名：ホテルのバンケットルーム・旅館の宴会場・貸会場
おおむね、このような選択肢になるのではないでしょうか？
【～10名：レストラン・居酒屋】
この場合、普段から退職される方と通っていた馴染みのお店がいいですね。もし退職される方とは普段、あまり食事に行かない場合は幹事様の馴染みの店でいいと思います。お店の店長やスタッフの方なども普段からコミュニケーションが取れていると思いますので、いろいろと融通も利くと思います。少人数でこぢんまりとしていますが馴染みの店で馴染みのメンバーと温かい空気で送別会を行えそうです。
【～30名：レストラン貸し切り・居酒屋貸し切り】
この場合、普段から結婚式の2次会などでよく利用されるようなレストランや居酒屋を利用することをお勧めします。そういったお店であれば、プロジェクターなどの機材を常備しているところもありますので盛り上がる演出などもできます。また普段通っている馴染みのお店を貸し切りにすることもあると思いますが、お店の間取りなどを考慮する必要があります。実体験ですが、出席した送別会の会場が、とても仕切りが多く半個室のような席がたくさんある居酒屋でした。そのため司会の方や、退職される方の挨拶などが死角で見えず声も届かないような間取りになっていて、一部の出席者から苦情が出ていたことがありました。
参照
ホットペーパーグルメ
【～100名：ホテルのバンケットルーム・旅館の宴会場・貸会場】
この場合、送別会場側のスタッフの方と事前に打合せを行う必要があります。人数も増え段取りも増え大掛かりになる一方、送別会場側のスタッフの方にある程度、段取りを依頼することが出来ますので、上手に連携をとれば、退職者様にとって忘れられない壮大な送別会を演出することが出来ます。
いかがでしょうか？
当然、送別会は繁忙期の年度末や年度初めに行うことが多いので、本来の業務もこなしながら送別会の段取りをするのは大変な苦労だと思います。そのため出来るだけ一人で行わずサポートしてくれる仲間を招き入れ連携して行いましょう。
今回の記事が、少しでもお客様のお役に立てればと思います。
それでは失礼します。